Ramai pemilik syarikat Sdn Bhd di Malaysia beranggapan bahawa setelah mendaftar syarikat dengan SSM, kerja mereka sudah selesai. Hakikatnya, itulah baru permulaan.

Setiap syarikat Sendirian Berhad (Sdn Bhd) mempunyai tanggungjawab undang-undang dan peraturan (compliance) yang wajib dipatuhi setiap tahun. Jika gagal patuhi, syarikat anda boleh dikenakan penalti ribuan ringgit, disenaraihitam, malah digulungkan.

Artikel ini akan kongsikan panduan lengkap tentang:

• Apakah itu compliance syarikat?
• Apa tanggungjawab wajib tahunan setiap Sdn Bhd?
• Siapa yang bertanggungjawab urus perkara ini?
• Apa akibat jika tidak patuh?
• Bagaimana untuk pastikan syarikat anda kekal patuh?

Apa Itu “Compliance” Dalam Konteks Sdn Bhd?

Compliance bermaksud pematuhan kepada undang-undang dan keperluan operasi yang ditetapkan oleh pihak berkuasa seperti:

• Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)
• Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)
• Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)
• Jabatan Tenaga Kerja (JTK)

Setiap tahun, syarikat anda WAJIB melengkapkan beberapa perkara penting – bukan pilihan, tapi kewajipan undang-undang.

7 Tanggungjawab Wajib Setiap Syarikat Sdn Bhd

1. Filing Tahunan ke SSM (Annual Return & Financial Statement)

Syarikat perlu menghantar penyata tahunan dan laporan kewangan yang telah diaudit kepada SSM.

• Annual Return (Section 68) Mengandungi maklumat semasa syarikat: alamat, pengarah, pemegang saham dan lain-lain.
• Audited Financial Statement (Section 259) Laporan kewangan yang telah disahkan oleh juruaudit bertauliah.

Mesti dihantar dalam masa 30 hari selepas Mesyuarat Agung Tahunan (AGM)

2. Audit Tahunan

Setiap Sdn Bhd wajib melantik juruaudit berlesen dan menyediakan penyata kewangan diaudit.

Audit diperlukan walaupun syarikat belum aktif (dormant), kecuali jika memenuhi syarat pengecualian tertentu.

3. Mesyuarat Agung Tahunan (AGM)

Syarikat perlu mengadakan AGM dalam tempoh 18 bulan dari tarikh pendaftaran, dan setiap tahun selepas itu.

Notis dan minit mesyuarat perlu disimpan sebagai rekod rasmi.

4. Laporan Cukai & E-Filing LHDN

Syarikat mesti:

• Mendaftar nombor cukai (C number)
• Hantar borang C (corporate tax return)
• Bayar cukai keuntungan tahunan (jika ada untung)
• Bayar CP204 (anggaran cukai) secara berkala

Tarikh akhir e-filing biasanya 7 bulan selepas tamat tahun kewangan.

5. Caruman KWSP, PERKESO & EIS

Jika syarikat menggaji pekerja:

• WAJIB mencarum untuk KWSP (11% + 13%)
• WAJIB daftarkan pekerja bawah PERKESO dan EIS
• WAJIB hantar borang dan caruman setiap bulan

Lewat bayar caruman boleh kena penalti & faedah tambahan.

6. Pemfailan Perubahan Syarikat (Jika Ada)

Jika berlaku perubahan seperti:

• Alamat berdaftar
• Pengarah keluar/masuk
• Pegangan saham berubah

Anda wajib laporkan perubahan ini kepada SSM dalam tempoh yang ditetapkan (biasanya 14 hari).

7. Simpan Rekod Perakaunan dan Dokumen

SSM menghendaki semua syarikat menyimpan dokumen penting seperti:

• Invois jualan & pembelian
• Rekod bank & resit bayaran
• Penyata audit
• Laporan tahunan & minit mesyuarat

Rekod mesti disimpan sekurang-kurangnya selama 7 tahun.

Apa Jadi Jika Gagal Patuhi?

Banyak syarikat tidak ambil berat compliance — sehingga menerima:

• Denda dari SSM hingga RM5,000 setiap kesalahan
• Disenaraikan sebagai syarikat bermasalah
• Syarikat tidak layak sertai tender atau mohon pinjaman
• Pengarah disenaraihitam atau disabitkan kesalahan

Siapa Yang Bertanggungjawab Urus Compliance?

• Setiausaha Syarikat Berlesen Wajib dilantik oleh setiap Sdn Bhd. Mereka akan bantu anda urus filing, minit mesyuarat dan penyediaan dokumen SSM.
• Akauntan / Juruaudit Bertanggungjawab menyediakan laporan kewangan yang sah dan audit tahunan.
• Perunding Cukai (Tax Agent) Bantu syarikat fail cukai dengan betul, dan susun strategi pengoptimuman cukai.

Bagaimana Elak Masalah Compliance?

Berikut langkah yang boleh anda ambil:

1. Pastikan ada setiausaha syarikat yang aktif dan responsif
2. Tandakan tarikh penting filing dan audit dalam kalendar syarikat
3. Gunakan sistem simpanan dokumen digital (Google Drive/OneDrive)
4. Rekod transaksi dengan software akaun ringkas seperti Wave, Xero atau SQL
5. Buat semakan bulanan dengan akauntan atau konsultan bisnes anda
6. Rujuk nasihat dari profesional bila berlaku perubahan besar dalam syarikat

Kesimpulan

Menjalankan syarikat Sdn Bhd bukan sekadar tahu jual produk atau servis. Anda juga perlu pastikan struktur syarikat kukuh dari segi undang-undang dan dokumentasi.

Compliance yang terurus akan:

• Melindungi syarikat dari risiko
• Menambah kredibiliti syarikat
• Memudahkan permohonan tender, geran dan pelaburan
• Membina asas yang kukuh untuk pertumbuhan jangka panjang